Konferenzorganisation für internationale und wissenschaftliche Konferenzen
Ich organisiere internationale, wissenschaftliche und hybride Konferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmenden. Dabei betreue ich immer nur eine Konferenz zur gleichen Zeit. Das heißt: volle Aufmerksamkeit für genau diese eine Konferenz.
Was ich übernehme
- Location: Suche, Besichtigung und Abstimmung
- Budgetplanung
- Rahmenprogramm und Gala-Abend
- Technik und Streaming, auch für hybride Konferenzen
- Social Media rund um die Konferenz
Für alles Weitere habe ich ein großes Netzwerk an Dienstleister:innen, von Technikfirmen bis zur Grafik.
Was ich nicht übernehme
Registrierung, Abstracts und Programm, Speaker-Betreuung, Sponsoring, Reisebuchungen und Hotelkontingente. Diese Bereiche liegen meist beim wissenschaftlichen Organisationsteam oder bei einem Kongressbüro.
Vorlaufzeit
- Bis 200 Teilnehmende: mindestens 6 Monate vorher
- Ab 200 Teilnehmenden: mindestens 12 Monate vorher
Referenzen
- IEEE Sensors 2023, Wien: 1.000 Teilnehmende, 4 Tage, Side Events in Hofburg, Nationalbibliothek und Rathaus
- ETFA 2020, TU Wien: die erste hybride Konferenz der TU Wien, 150 Teilnehmende vor Ort und 250 online
- IEEE Sensors 2024, Kobe (Japan): 1.000 Teilnehmende, Organisation der Aufzeichnungen aller Vorträge, die am Ende der Konferenz vollständig verfügbar waren
- ComForEn 2023 und 2024, Wien: Symposium Communications for Energy Systems, hybrid, je rund 50 Teilnehmende, Organisation der Konferenz und der Side Events